Bewerbermanagement und DSGVO: So hilft HRAtan, Bewerberdaten sauber zu verwalten
Bewerberinnen und Bewerber vertrauen Ihnen persönliche Daten an und erwarten zu Recht einen sorgfältigen Umgang damit. Gleichzeitig hat im Alltag niemand Zeit, jede Löschfrist im Kopf zu behalten. HRAtan unterstützt Sie dabei technisch; Entscheidungen und Verantwortung bleiben beim Arbeitgeber.
Wo liegen die Daten?
Datenbank und Lebenslaufdateien liegen in der Europäischen Union, in Frankfurt. Der Zugriff wird mit Sicherheit auf Zeilenebene (Row Level Security) gesteuert, sodass jede Organisation nur ihre eigenen Daten sieht. Für Admin- und Recruiter-Rollen ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) Pflicht.
Bei einigen Anbietern (KI-Verarbeitung, E-Mail-Versand, Anwendungsbetrieb) können Daten auch in die Vereinigten Staaten übermittelt werden; dies erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (SCC). Die vollständige Liste steht in der Anlage des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Was bietet HRAtan für den Datenschutz im Alltag?
- Aufbewahrungsdauer in Tagen: Bewerberdaten werden nach der eingestellten Frist samt Lebenslaufdatei automatisch gelöscht.
- Talentpool mit gesonderter Einwilligung: Für spätere Stellen bleibt nur, wer gesondert eingewilligt hat; einen Widerruf erfassen Sie mit einem Klick.
- Auskunftsersuchen: Alle Daten einer Bewerberin oder eines Bewerbers lassen sich mit einem Klick exportieren, die Daten der ganzen Organisation als JSON-Datei.
- Aktivitätsprotokoll: Wer hat wann welche Entscheidung getroffen; das Protokoll lässt sich als CSV exportieren.
- Keine Anhänge beim Weiterleiten: Die entscheidende Person erhält einen sicheren Link zum Kandidaten, der Lebenslauf wird nicht per E-Mail verschickt.
KI und Datenschutz
Lebensläufe werden von einem externen KI-Anbieter analysiert (vorrangig Anthropic). Vor der Übermittlung entfernt das System E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Zeilen, die auf besondere Kategorien personenbezogener Daten hindeuten; das ist Datenminimierung, keine Anonymisierung. Mit Bewerberdaten trainiert HRAtan keine KI-Modelle. Bewerber können der KI-Bewertung widersprechen, dann bewertet ein Mensch; die KI lässt sich auch für die ganze Organisation abschalten.
Was HRAtan nicht übernimmt
HRAtan ist Auftragsverarbeiter: Aufbewahrungsdauer, Rechtsgrundlage und Datenschutzinformation für Bewerber legt der Arbeitgeber fest. Dafür stellen wir eine Vorlage und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) auf Deutsch, Ungarisch und Englisch bereit (maßgeblich ist die ungarische Fassung). Dies ist eine Information, keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist HRAtan DSGVO-konform?
HRAtan unterstützt einen DSGVO-konformen Ablauf mit Speicherung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, Aufbewahrungsfristen, Export und Einwilligungsverwaltung. Die Einhaltung hängt aber auch von den Abläufen des Arbeitgebers ab; keine Software kann sie allein garantieren.
Wie lange darf ich Bewerberdaten aufbewahren?
Das legt der Arbeitgeber nach Zweck und Rechtsgrundlage fest. In HRAtan stellen Sie die Aufbewahrungsdauer in Tagen ein, abgelaufene Daten werden automatisch gelöscht.
Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Ja. Der AVV mit der Liste der weiteren Auftragsverarbeiter steht auf den Rechtsseiten auf Deutsch, Ungarisch und Englisch.