Toborzás és GDPR: így segít a HRAtan a jelentkezői adatok rendben tartásában
A jelentkezők személyes adatokat bíznak a cégre, és joggal várják, hogy azokkal gondosan bánjanak. A munkáltatónak közben nincs ideje minden törlési határidőt fejben tartani. A HRAtan ebben ad technikai segítséget, a döntések és a felelősség a munkáltatónál maradnak.
Hol vannak az adatok?
Az adatbázis és az önéletrajz-fájlok az Európai Unióban, Frankfurtban vannak. A hozzáférést soronkénti jogosultság (Row Level Security) szabályozza, így minden szervezet csak a saját adatait látja. Az admin és toborzó szerepkörökhöz kétlépcsős azonosítás (2FA) kötelező.
Egyes szolgáltatóknál (AI-feldolgozás, e-mail-küldés, alkalmazás-üzemeltetés) az adat az Egyesült Államokba is kerülhet; ez az Európai Bizottság általános szerződési feltételei (SCC) alapján történik. A részletes lista az adatfeldolgozási szerződés mellékletében szerepel.
Mit ad a HRAtan a mindennapi adatkezeléshez?
- Megőrzési idő napokban: a jelentkezők adatai a beállított idő után az önéletrajzzal együtt automatikusan törlődnek.
- Tehetségbázis külön hozzájárulással: későbbi állásokra csak az kerül, aki ehhez külön hozzájárult; a visszavonást egy gombbal rögzítheti.
- Hozzáférési kérelem: egy jelentkező minden adata egy kattintással exportálható, a szervezet teljes adatállománya pedig JSON-fájlként.
- Tevékenységnapló: látszik, ki, mikor, milyen döntést hozott; a napló CSV-ben exportálható.
- Továbbításkor nem utazik csatolmány: a döntéshozó biztonságos linket kap a jelölthöz, az önéletrajz nem kerül e-mailbe.
AI és adatvédelem
Az önéletrajzokat külső AI-szolgáltató elemzi (elsődlegesen Anthropic). Az elküldött szövegből a rendszer előtte eltávolítja az e-mail-címet, a telefonszámot és a különleges adatra utaló sorokat; ez adattakarékosság, nem anonimizálás. Jelentkezői adatokkal a HRAtan nem tanít AI-modellt. A jelentkező tiltakozhat az AI-értékelés ellen, ilyenkor ember értékel; az AI a teljes szervezetre ki is kapcsolható.
Amit a HRAtan nem vállal át
A HRAtan adatfeldolgozó: a megőrzési időt, a jogalapot és a jelentkezői tájékoztatót a munkáltató határozza meg. Ehhez sablont és adatfeldolgozási szerződést (DPA) adunk, magyarul, angolul és németül (az irányadó a magyar szöveg). Ez tájékoztatás, nem jogi tanács.
Gyakori kérdések
GDPR-kompatibilis a HRAtan?
A HRAtan EU-s tárolással, adatfeldolgozási szerződéssel, megőrzési idővel, exporttal és hozzájárulás-kezeléssel segíti a GDPR szerinti működést. A megfelelés azonban a munkáltató folyamatain is múlik, ezért teljes megfelelést egy szoftver önmagában nem tud garantálni.
Mennyi ideig őrizhetem meg a jelentkezők adatait?
Ezt a munkáltató határozza meg a céljai és a jogalap alapján. A HRAtanban a megőrzési idő napokban állítható, és a lejárt adatok automatikusan törlődnek.
Kapok adatfeldolgozási szerződést?
Igen. Az adatfeldolgozási szerződés (DPA) a további adatfeldolgozók listájával a jogi oldalakon olvasható, magyarul, angolul és németül.